Kserokopiarki są podstawowym sprzętem biurowym. Obecnie trudno byłoby nam się bez nich obejść. Czy jednak wiemy na jaką opcje dotyczącą jej wprowadzenia do firmy najlepiej się zdecydować i jak najlepiej dbać o takie urządzenie? Istnieje kilka ważnych zasad, już w codziennym użytkowaniu. Ważne jest jednak to, czy urządzenie kupimy czy wydzierżawimy.
Serwis i konserwacja kserokopiarek w biurze
Jeśli potrzebna nam kserokopiarka mamy dwie opcje. Pierwszą jest zakup urządzenia nowego lub używanego, a drugim jego dzierżawa. Wiele osób uznaje, że to właśnie ta druga opcja jest zdecydowanie bardziej korzystna dla przedsiębiorcy. Mamy tu do czynienia z rodzajem outsourcingu. Takie urządzenie stoi w siedzibie naszej firmy, a nasi pracownicy mogą z niego korzystać, jednak fizycznie nie należy do nas. Jego właścicielem jest zewnętrzna firma, która dba o wszelkie naprawy, jak i konserwacje oraz serwis kserokopiarki. Płacimy stałą kwotę za dzierżawę ustaloną w umowie, jednak nie musimy przejmować się koniecznością dokonywania napraw, czy wymianą urządzenia.
W przypadku zakupionego urządzenia za każdym razem do awarii, czy serwisu co pewien czas lub przeprowadzenia konserwacji będziemy musieli wzywać specjalny serwis i opłacić fakturę za usługę, ewentualnie dokupić części. A jeśli naprawa nie będzie możliwa zainwestować w kolejny sprzęt. Przy dzierżawie, w czasie trwania umowy możliwa jest wymiana urządzenia. Unikniemy w ten sposób również przestojów, jeśli urządzenie jest niezbędne.
Kserokopiarka i jej eksploatacja
Zależnie od wielkości biura i ilości pracowników może się okazać, że kserokopiarka jest bardzo intensywnie i niemal nieustannie eksploatowana. Sprzyja to jej szybkiemu zużyciu. Konieczne będzie jej czyszczenie, wymienianie tuszy lub tonerów. Jednak w ten sposób również bardzo łatwo o poważną awarię. Dlatego warto zastanowić się nad kosztami eksploatacyjnymi przed zdecydowaniem się na zakup lub dzierżawę takiego urządzenia do naszego biura. Najważniejsza jest wysoka jakość i trwałość, a także niezawodność.
